環境部主管法規共用系統

一、為規範行政院環境保護署（以下簡稱本署）及直轄市、縣（市）環境
    保護機關（以下簡稱地方環保機關）妥適運用內政部戶政資料（以下
    簡稱戶政資料），落實資訊安全，防止戶政資料不當使用或外洩，以
    保障個人隱私權益，特訂定本要點。

二、本署及地方環保機關透過本署所建置之戶政資料查詢平臺（以下簡稱
    系統）查詢、取得或應用戶政資料，應遵守本要點規定，妥善運用及
    管理，並配合進行稽核作業。

三、本要點之適用機關及業務應用範圍如下：
（一）適用機關：
      本署及地方環保機關。
（二）業務應用範圍：
      辦理空氣污染防制法及噪音管制法相關法規之通知到檢、告發及裁
      處業務。

四、為執行戶政資料安全管理，各適用機關內部單位之分工與職掌如下：
（一）本署空氣品質保護及噪音管制處（以下簡稱本署空保處）：
      1.各適用機關專責人員帳號開立及名冊管理。
      2.IP  位址及使用紀錄追蹤管理。
      3.戶政資料安全管理。
      4.執行本署內部稽核並配合內政部戶政司稽核作業。
      5.執行適用機關稽核作業。
      6.協助本署政風室調查違反本要點人員等相關事宜。
      7.負責連線主機之連線作業系統功能維護與內政部傳送之資料處理
        作業等軟體作業。
（二）本署環境監測及資訊處（以下簡稱本署監資處）：
      1.主機設備與網路連線管理等硬體作業。
      2.協助辦理宣導資訊安全教育，提升資料保護觀念。
      3.協助本署內部稽核並配合內政部戶政司稽核作業。
      4.協助本署空保處執行適用機關稽核作業。
（三）本署政風室：
      1.督考本署戶政資料安全管制事宜（含資料保存及銷毀）。
      2.本署違反本要點人員之調查及議處事宜。
      3.協助本署內部稽核並配合內政部戶政司稽核作業。
      4.協助本署空保處執行適用機關稽核作業。
（四）各適用機關專責人員：
      1.各適用機關申請使用系統應置專責人員，負責戶政資料之管理、
        查詢、運用、保存及督導適用機關使用單位妥善使用戶政資料等
        相關事宜。
      2.執行適用機關內部稽核並配合本署空保處稽核作業。
      3.協助本署空保處及本署政風室辦理違反本要點事件之行政調查。
      4.善盡職責，防止戶政資料不當使用及外洩。
（五）各適用機關戶政資料使用單位（以下簡稱使用單位）：
      1.防止戶政資料外洩及不當使用。
      2.配合適用機關專責人員內部稽核作業。
（六）各適用機關政風機構（以下簡稱政風機構）：
      1.督考適用機關戶政資料安全管制事宜（含資料保存及銷毀）。
      2.適用機關違反本要點人員之調查及議處事宜。
      3.協助適用機關專責人員執行內部稽核作業。

五、系統戶政資料安全管制作業規定如下：
（一）使用者帳號管理：
      1.適用機關專責人員：
     （1）帳號、密碼應妥善保管，不得借予他人使用、不得和他人共用
          或張貼於易洩密位置。
     （2）適用機關專責人員若連續登入密碼失敗達三次以上，系統將會
          進行鎖定。若須解鎖，須向本署空保處進行申請。
     （3）密碼每三個月系統將自動轉知各適用機關專責人員更換密碼，
          長度為十二位，並應包含英文、數字及特殊符號；如發現有洩
          密之虞時，應立即更換。
     （4）適用機關專責人員職務異動，如停（離）職或因業務調整、調
          職時，應於異動前函文通知停用帳號事宜；並由本署空保處於
          收受函文後，停止原帳號，如後續仍有業務需要，適用機關專
          責人員須重新申請帳號。
      2.本署空保處每季辦理適用機關專責人員帳號清查，檢視其帳號權
        限，並廢止重複、閒置、職務調整、離職及退休者帳號。
（二）批次查詢戶政資料管制：
      1.查詢戶政資料應避免非業務權責人員閱覽、擷取或破壞。
      2.查詢戶政資料完竣後，如有併案或附卷必要，應妥善保管，紙本
        應以密件方式保存，電子檔應有存取權限控管。
      3.除本要點訂定之業務應用範圍，不得另做紙本或電子檔之複製與
        保存。
（三）批次取得戶政資料管制：
      1.適用機關取得戶政資料，應由適用機關專責人員辦理，並適時檢
        核戶政資料完整性，再以適當之加密方式提供予使用單位。
      2.戶政資料檔案儲存於可攜式儲存媒體者，應加密與置放於安全場
        所，並上鎖或管制人員進出。
      3.戶政資料取得、輸出及傳送須採取適當之保密措施，不得任意複
        製及外洩。
（四）連線電腦設備管理：
      1.經由網路連線供適用機關專責人員線上存取戶政資料之電腦，應
        設定螢幕保護及密碼；專責人員離開時，應退出使用環境，每日
        下班前並確實關閉電腦。
      2.適用機關連線 IP 區段，不得任意變更；如有異動，應立即通知
        本署空保處配合調整設定。
（五）適用機關資料銷毀程序：
      1.查詢戶政資料使用完竣後，除有列印隨卷歸檔必要者，應依檔案
        保存期限銷毀外，如無留存必要可銷毀時，有戶政資料之紙本文
        件，應立即銷毀至無法辨識；電子檔如無保留必要性，應立即刪
        除。
      2.儲存於電腦設備之戶政資料檔案，如已使用完竣且確認無保存必
        要者，應簽報使用單位主管核定後，立即刪除資料檔案，並確認
        其資料檔案無法復原。
      3.儲存於可攜式媒體之資料檔案，如已使用完竣且確認無保存必要
        者，應簽報使用單位主管核定後，立即辦理銷磁或銷毀作業。

六、各適用機關應用本署系統取得戶政資料，應依下列規定辦理：
（一）適用機關專責人員須簽訂保密切結書（如附件一），並於線上申請
      新增帳號，及填具帳號啟用申請單（如附件二），每適用機關至多
      二人申請為限，雙方互為本要點所規定業務之職務代理人，且申請
      者須為該適用機關正職人員。申請單經專責人員單位主管核可後，
      上傳系統由本署空保處審核，而紙本正本由適用機關專責人員保留
      。
（二）適用機關於查詢戶政資料時，應由使用單位填報批次查詢紀錄單（
      如附件三）並載明查詢原因，併同批次查詢清單，經使用單位主管
      及政風機構核章後，以適當之加密方式提供予適用機關專責人員，
      由其統一上傳系統，而紙本正本則由適用機關專責人員留存五年備
      查。
（三）本署批次取得內政部戶政資料檔並載入系統時，本署空保處應檢視
      資料完整性，並設定自動由系統轉成加密壓縮檔案後，刪除內政部
      戶政資料檔。系統應設定適用機關專責人員存取加密壓縮檔權限，
      且適用機關專責人員須於四十八小時內於系統進行存取，存取後或
      超過四十八小時逾期未取，系統將自動清除，以防範戶政資料被不
      當使用或外洩。
（四）系統連線逾時，將自動登出。
（五）系統應記錄批次查詢戶政資料之專責人員帳號、查詢日期、查詢時
      間及查詢作業代號及被查詢者資料等查詢日誌並保留五年備查。
（六）系統應記錄批次取得戶政資料之專責人員帳號、查詢作業代號、戶
      政資料取走日期及取走時間等資料存取日誌，並留存五年，供後續
      稽核。
（七）適用機關每年應檢視系統中已申請核准之戶政資訊連結作業使用情
      形，如已無需求者，應函請本署空保處終止該連結作業。

七、戶政資料運用之定期查核及稽核作業，應依下列規定辦理：
（一）內部稽核作業由適用機關專責人員會同政風機構辦理，並每半年辦
      理一次稽核工作，包含專責人員帳號密碼管理、戶政資料之查詢、
      運用、保存、銷毀、檔案傳輸等作業，並作成內部稽核紀錄（如附
      件四），保留五年備查。
（二）每月定期查核作業：
      適用機關專責人員每月應統計並彙整查詢紀錄單報表，進行查核，
      每月抽查查詢紀錄單件數之比率至少為百分之三，每月抽查件數不
      得少於十件，查詢總件數少於十件者，應全數查核。其結果應做成
      查核紀錄，並由適用機關專責人員單位主管核章，保留五年備查。
（三）前二款稽核或查核結果，如有發現異常現象，適用機關專責人員應
      會同其政風機構或資訊單位共同調查，並作成紀錄。
（四）本署辦理適用機關稽核工作：由本署空保處人員每年會同本署監資
      處、本署政風室人員，至各適用機關稽核使用戶政資料業務之作業
      情形，並做成稽核紀錄，保留五年備查。前述稽核對象每年由本署
      空保處人員擇定辦理，擇定原則如下：
      1.近二年查詢戶政資料量較多者。
      2.近二年曾經不當使用戶政資料者。
      3.近三年曾受查核，且查核結果建議事項較多，或建議事項未完成
        改善者。
      4.近五年未曾接受查核者。
      5.其他經本署認定有必要者。
（五）實施稽核作業時，適用機關均須配合辦理並提供相關查核資料。
（六）內政部戶政司實施稽核作業時，適用機關相關人員應配合提供相關
      查核資料。

八、適用機關、使用單位及其相關人員透過系統取得之戶政資料皆應妥善
    保管及運用，違反本要點者，除由服務機關懲處外，並應依個人資料
    保護法、國家賠償法及其他相關法規追究民事及國家賠償責任；其涉
    及刑事責任者，移送司法機關處理。